個人情報保護方針

株式会社グラス・ルーツは、「《言葉》で未来をつくる」という経営理念と「フェアであること」という社員行動指針にもとづき、お客様組織内部のコミュニケーションの活性化に寄与する事業を通じて、お客様、社員、パートナー様等のステークホルダーの信頼に応え、ひいては広く社会に貢献していくことを大きな使命としています。
このような使命を果たすため、当社はさまざまな事業活動や広報活動を通じて入手した、社員や取引先等、皆様の個人情報を正しく取扱うことが社会的責務であると認識し、以下の方針を掲げ、遵守します。

1. 法令等の遵守

個人情報を適正に取扱うために、「個人情報の保護に関する法律」（以下「保護法」という）、その他個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針、及びその他関連する規範を遵守します。

2. 利用目的

1. 法令により例外として扱われる場合を除き、当社は取得する個人情報の利用目的を特定し、あらかじめ本人の同意を得た場合に限り、利用目的の範囲内で個人情報を取扱い、目的外利用を行わないための措置を講じます。
2. また、特定個人情報は、利用目的を特定し、本人の同意の有無に関わらず、利用目的の範囲を超えた利用はしません。

3. 個人情報の適正な取得と利用目的の通知等

個人情報の取得及び利用目的の通知等は、適正かつ適法な手段で行います。

4. 第三者提供の制限

1. 法令により例外として扱われるべき場合を除き、本人の同意を得ることなく、特定個人情報以外の個人情報を第三者に提供しません。
2. また、マイナンバー法により例外として扱われるべき場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者に提供しません。

5. 安全管理措置

取扱う個人情報を利用目的の範囲内で正確・最新の内容に保ち、個人情報の漏洩、滅失又はき損の防止及び是正をするために、個人情報を安全な環境下で厳重に管理し、必要・適切な措置を講じ従業者及び委託先を適正に監督します。

6. 保有個人データの開示等

本人からの、保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去の求めに対し、法令に基づき対応します。

7. 苦情及び相談

取扱う個人情報に関する苦情及び相談に対し、適切かつ迅速に対応します。

8. 取扱・管理の改善

当社は、個人情報マネジメントシステムの継続的な改善を図るとともに、個人情報の取扱い及び管理に関する内部監査を計画的に実施し、正確かつ合理性のあるシステムの追求を行います。

《用語について》

1. 個人情報とは、保護法に規定する、生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものをいいます。
2. 特定個人情報とは、マイナンバー法に規定する個人番号をその内容に含む個人情報をいいます。
3. 保有個人データとは、保護法に定める当社が開示等を行う権限を有する個人データであって、政令で定めるもの、または６ヶ月以内に消去することとなるもの以外のものをいいます。

本方針は、改正個人情報保護法、マイナンバー法、日本工業規格個人情報保護マネジメントシステム要求事項（JIS Q 15001:2017）に対応するため全面改訂するとともに、これをもって経営の意思を表します。当社内に掲示の上、全役職員に周知を図り、従業員各自の教育、啓発に努め個人情報保護意識の高揚を図ります。

2005年8月1日制定
2018年12月13日全面改訂

株式会社 グラス・ルーツ

代表取締役　小野 真由美

個人情報の取扱いについて

1.個人情報保護管理者

社　名：株式会社グラス・ルーツ

管理者：PMS管理責任者

所在地：東京都港区南青山５－４－３５　たつむら青山マンション１００９号

電　話：03-5774-5561

FAX：03-5774-5562

メール：contact@grassroots.co.jp

2.当社が取得する本サービス利用者の個人情報の利用目的

（開示対象個人情報の利用目的）

従業員

• 雇用管理、労務管理のため
• 従業員の雇用に関する諸手続のため
• 退職の諸手続きのため

採用応募者

• 採用選考のため

お客様

• 商品やサービスのご提供・運営、品質管理、アフターサービス、各種改善のため
• お問い合わせへの回答を行うため
• ご利用中のサービスの新機能、更新情報、キャンペーン等及び当社が提供する他のサービスの案内のメールを送付するため
• 受注、契約、請求、納品等の諸手続きのため
• セミナーやイベントの申込手続きや当日の運営、事後フォローアップのため
• 情報提供やコンテンツ提供のため
• メンテナンス、重要なお知らせなど必要に応じたご連絡のため
• 利用規約に違反したユーザーや、不正・不当な目的でサービスを利用しようとするユーザーの特定をし、ご利用をお断りするため
• ユーザーにご自身の登録情報の閲覧や変更、削除、ご利用状況の閲覧を行っていただくため
• サービス利用料金の精算及び延滞金の回収のため
• 上記の利用目的に付随する目的のため
• その他、同意いただいた目的のため

パートナー

• 業務の遂行お契約に伴う連絡のため
• 支払いや税務などの諸手続きのため
• 委託先監督のため

メール講座／メールマガジン申し込み者

• 情報提供やコンテンツ提供のため
• 当社サービスのご案内のため

名刺交換の相手先

• 業務や連絡の円滑な遂行のため
• 情報提供・コンテンツ提供等の広報活動のため
• 営業活動のため
• 情報交換、懇親、近況報告のため

お問い合わせ受付時

• お問い合わせなどの求めに対応するため

特定個人情報等

• 法令に基づく事務手続きのため

全般

• 当社施設入退室管理、当社情報ネットワークの安全管理のため

＜開示対象外の個人情報の利用目的＞

お客様からの委託によって取得した個人情報

• 企画立案・企画制作などの委託業務遂行のため

3.利用目的の変更

当社は、利用目的が変更前と関連性を有すると合理的に認められる場合に限り、個人情報の利用目的を変更するものとします。
利用目的の変更を行った場合には、変更後の目的について当社所定の方法によりユーザーに通知するものとします。

4.保存期間

当社は、利用目的に必要な範囲で本個人情報の保存期間を定め、保存期間の経過後又は利用目的の達成後は、遅滞なく本個人情報を適正な方法で消去又は廃棄します。

5.個人情報の第三者への開示・提供

当社は、情報主体に対して、個人情報の利用目的、第三者への提供目的、個人データの項目、第三者への提供方法、提供先の業種、契約の有無、求めに応じて提供を停止することを提示し、同意を得ない限り、第三者提供は行いません。

また、以下のいずれかに該当する場合には、第三者に提供・開示することがあります。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体又は財産の保護のため必要であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
• その他、個人情報取扱事業者の義務などの提供除外とされている者及び個人情報保護委員会規制で定めた者によって公開された要配慮個人情報、または政令で定められた要配慮個人情報であるとき

6.個人情報の取扱いの委託

当社がお預かりした個人情報は、業務を遂行する上において一定の個人情報保護水準を満たした企業に委託する場合があります。

7.個人情報に関する苦情・相談及び開示請求窓口とその手順

当社への個人情報に関する苦情・相談及び開示請求窓口は、①に定める管理者とします。提出書面の様式は問いません。請求者が本人、または代理人であることを免許証等にて確認します。開示等に関する手数料は徴収しません。

8.個人情報の提供の任意性など

当社への個人情報の提出は、あくまで任意のものですが、情報をご提出いただけない場合に、当社が提供するサービスをご利用できないことがあります。

以上